Rejestrując własną działalność gospodarczą trzeba podać jej adres. Jeśli nie będzie ona wykonywana w domu, należy zadbać o wybór odpowiedniego lokalu biurowego. Pytanie zatem, co trzeba wiedzieć wynajmując biuro w dużym mieście?
Wynajem biura w dużym mieście nie musi być kłopotliwy. Ważne jednak, aby zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Jakich?
Lokal biurowy musi być dopasowany do potrzeb właściciela biznesu oraz jego pracowników. Najlepiej, aby mógł zostać podzielony na poszczególne segmenty, bo przecież w biurze nie wszyscy pracownicy wykonują tę samą pracę. Często dobrym rozwiązaniem jest pogrupowanie ich w boksach, co zapewnia oszczędności i szybki przepływ informacji wewnątrz firmy. Nie można przy tym jednak zapominać o ważnych przepisach, które dyktują określoną ilość miejsca na jednego pracownika.
O higienie i bezpieczeństwie pracy mówi rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. Zgodnie z nim biuro, czy też pomieszczenie pracy jest miejscem, gdzie pracownik przebywa w ciągu jednej doby co najmniej cztery godziny. Powierzchnia oraz wysokość pomieszczeń musi spełniać wymagania dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Uwzględniają one rodzaj pracy, stosowane technologie, a także czas, jaki pracownicy przebywają w tychże pomieszczeniach.
Każdy pracownik, który na stałe jest zatrudniony w jednym miejscu pracy, musi mieć w nim co najmniej 13 mkw wolnej objętości pomieszczenia, a także co najmniej 2 mkw wolnej powierzchni podłogi. Nie może być ona zajęta przez urządzenia techniczne czy też sprzęt.
Ważne, aby biuro było funkcjonalne i zapewniało pracownikom możliwie najlepsze warunki do pracy. Ważne jest też samo otoczenie i położenie biura. Warto zadbać, aby znajdowało się w niedużej odległości od przystanków komunikacji miejskiej. Klientom oraz pracownikom trzeba też zagwarantować choćby niewielki parking. Ponadto, dobrze jeśli w pobliżu biura znajdują się restauracje czy sklepy spożywcze.
Biuro samo w sobie powinno być również odpowiednio zaaranżowane. Coraz więcej firm stosuje biura w tzw. open space, gdzie konkretne stanowiska pracy są oddzielone od siebie jedynie małymi ściankami. W takich biurach na pewno dobrze pracuje się w grupach przy wspólnym projekcie. Komunikacja jest znacznie ułatwiona, co zapewnia sprawną pracę nad projektami. Oddzielne biura sprawdzają się w przypadku pracowników, którzy mają zleconą pracę indywidualną, na przykład wykonanie tłumaczenia czy raportu.
Aby móc wynająć biuro na działalność gospodarczą, należy podpisać umowę najmu z właścicielem lokalu. Może być to miasto albo prywatny deweloper, który wynajmuje i sprzedaje lokale usługowe i biurowe. W umowie muszą znajdować się takie informacje jak:
W umowie warto podać również, jakie są warunki rezygnacji z najmu, a także korzystania z części wspólnych budynku, takich jak klatka schodowa czy parking. Umowa najmu jest również podstawą do odliczenia kosztów najmu bura od podatku dochodowego. Swoją drogą należy też zbierać wszystkie rachunki związane z opłatami licznikowymi z każdego miesiąca oraz za czynsz, ponieważ będą one potrzebne działowi księgowości do rozliczeń miesięcznych.
