Jak można przesyłać firmowe dokumenty?

Potrzebujesz ok. 5 min. aby przeczytać ten wpis
Jak można przesyłać firmowe dokumenty?

Artykuł sponsorowany

Jeśli masz jakieś paczki lub dokumenty, które chcesz wysłać, możesz się zastanawiać, jaki byłby najlepszy sposób, aby to zrobić. Dysponując dzisiejszą technologią, masz wiele możliwości. Najpierw zastanów się nad różnicą między przesyłką kurierską a zwykłą pocztą i mailem.

Różnice ogólne

Kiedy wysyłasz paczkę zwykłą pocztą, musisz ją zapakować i zanieść na pocztę. Następnie musisz czekać w kolejce, aby zmierzyć i zważyć paczkę. Być może będziesz musiał ujawnić zawartość paczki. Wszystko to wymaga czasu. Wysyłając paczkę kurierem, nigdy nie musisz nigdzie jechać. Firma kurierska odbierze paczkę z Twojej siedziby.

Różnice w kosztach

Chociaż zwykła poczta może być raczej kosztowna, jest generalnie tańsza niż wysłanie paczki kurierem. Kiedyś była to ogromna różnica, ale dziś tak nie jest. Obecnie nadal istnieje rozbieżność, ale nie jest ona tak zauważalna.

Opcje dostawy

Gdy wysyłasz paczkę w zwykły sposób, urząd pocztowy poinformuje Cię, że powinna ona dotrzeć określonego dnia. Nie podają konkretnej godziny i nigdy nie możesz zagwarantować, że przesyłka dotrze tam dokładnie w podany przez Ciebie dzień. Kurierzy mogą dać Ci pisemne gwarancje, że Twoja przesyłka dotrze nie tylko we właściwy dzień, ale nawet w określonym czasie, jeśli tego chcesz. Możesz natychmiast zabrać paczkę do nowej lokalizacji lub zatrzymać ją na dzień, tydzień lub dłużej.

Niezawodność

Zwykła poczta jest raczej niezawodna, ale od czasu do czasu coś się gubi. Jeśli bardzo cenisz swoją paczkę i nie chcesz ryzykować, może warto pomyśleć o kurierze. Firmy kurierskie priorytetowo traktują dostarczenie paczki tam, gdzie ma dotrzeć, na czas i bezpiecznie. Ponadto dokumenty będą jeszcze bardziej bezpieczne, jeśli zastosujemy np. foliopaki.

Konkurencja

Nie ma konkurencji, która pomogłaby obniżyć koszty wysłania paczki zwykłą pocztą. Jeśli zdecydujesz się skorzystać z usług kuriera, masz różne możliwości. Możesz wybrać tę firmę lub inną, która ma akurat korzystną ofertę. Ponieważ opcji jest tak wiele, możesz wybrać rodzaje usług, których potrzebujesz, w zależności od tego, czego chcesz. Konkurencja w branży kurierskiej daje Ci szansę na wybór firmy najlepiej odpowiadającej Twoim potrzebom.

Wygoda

Jeśli nie masz nic przeciwko udaniu się na pocztę lub jeśli masz taką w pobliżu, możesz wygodnie zostawić paczkę na poczcie. Z drugiej strony, jeśli udanie się na pocztę jest męką, to po wykonaniu jednego telefonu kurier przyjeżdża do Ciebie, więc jest raczej bardziej wygodny.

Jeśli musisz wysłać list, poczta jest łatwiejsza i tańsza. Jeśli masz paczki do wysłania i chcesz mieć pewność, że dotrą one bezpiecznie, warto skorzystać z usług firmy kurierskiej.

Poczta elektroniczna

Poczta elektroniczna jest nadal jednym z najczęściej używanych narzędzi komunikacji w miejscu pracy. Chociaż e-mail nadal jest głównym medium dla wielu ludzi, firmy uważają, że jego wady przewyższają zalety.

Zalety 

Jest szybka. Po zakończeniu tworzenia wiadomości wysłanie jej jest tak proste, jak kliknięcie przycisku. Wiadomości e-mail, zwłaszcza jeśli system poczty elektronicznej jest zintegrowany z siecią, są wysyłane, dostarczane i odczytywane niemal natychmiast.

Jest też łatwy w użyciu. Po skonfigurowaniu konta tworzenie, wysyłanie i odbieranie wiadomości jest proste. Poczta e-mail umożliwia również łatwy i szybki dostęp do informacji i kontaktów. 

Poczta e-mail jest dostępna z dowolnego miejsca – o ile masz połączenie z Internetem. Niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, w terenie, czy nawet za granicą, możesz uzyskać dostęp do swojej skrzynki odbiorczej i przeglądać swoje wiadomości. Poczta elektroniczna nie zawiera dokumentów papierowych, a zatem jest korzystna dla planety. Możesz nie tylko obniżyć koszty papieru, ale w rzeczywistości zmniejszyć szkody, jakie jego zużycie wyrządza środowisku. Poczta elektroniczna pozwala na masowe wysyłanie wiadomości. Skuteczny środek przekazu do rozpowszechniania wiadomości, możesz wysłać jedną konkretną wiadomość do kilku odbiorców jednocześnie.Poczta e-mail umożliwia natychmiastowy dostęp do informacji i plików. Możesz zdecydować się na wysyłanie sobie plików i przechowywanie wiadomości, aby mieć papierowy ślad rozmów i interakcji, które prowadzisz online, na wypadek, gdybyś mógł ich potrzebować w przyszłości.

Może to być szczególnie przydatne podczas korespondowania z przedsiębiorstwami, np. biuro tłumaczeń, takie jak na stronie https://wordit.pl/, kiedy trzeba wymieniać dużą ilość wiadomości.

Wady

Poczta e-mail może potencjalnie powodować przeciążenie informacjami. Niektóre wiadomości mogą zostać odrzucone lub pozostawione jako nieprzeczytane, zwłaszcza jeśli jest ich dużo, a sieć nie ma zintegrowanego systemu powiadamiania e-mailowego z komputerami w pracy. E-mail nie może być ignorowany przez długi czas. Problem z pocztą elektroniczną polega na tym, że wymaga ciągłej konserwacji. Jeśli go zignorujesz, coraz więcej wiadomości będzie trafiać do Twojej skrzynki odbiorczej, aż dojdzie do tego, że skrzynką odbiorczą nie będzie już można zarządzać.

Wiadomości e-mail mogą zawierać wirusy. Najlepiej jest zdawać sobie sprawę z tej możliwości, aby zachować ostrożność podczas otwierania wiadomości od osób, których nie znasz, lub podczas pobierania załączników. E-mail wymaga szybkich odpowiedzi. Chociaż niektórzy ludzie mają tendencję do lekceważenia wiadomości, na te, które wymagają odpowiedzi, należy odpowiadać zaraz po ich otrzymaniu i przeczytaniu. W przeciwnym razie pilne i ważne wiadomości mogą pozostać bez obsługi.

Fot. MatthiasSchild/pixabay.com

Opublikuj komentarz
O autorze
Bartosz Promiński
Entuzjasta prawa, chętnie poznaje nowinki ze świata polityki. Niestraszne mu ustawy i inne akty, które lubi czytać na równi z literaturą. W wolnych chwilach relaksuje się przy dobrym filmie lub książce.
Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *