Pracownikowi, który z polecenia pracodawcy odbywa podróż służbową, przysługuje tak zwana dieta. Kiedy konkretnie pracownik otrzymuje takie świadczenie i ile ono wynosi?
Wysłanie pracownika w podróż służbową wiąże się z koniecznością pokrycia wydatków, jakich dokona on w trakcie jej trwania. Mowa tu o sytuacjach, w których pracownik zostaje oddelegowany do wykonania zadań służbowych poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. W takich przypadkach często ponosi on dodatkowe koszty związane z transportem, wyżywieniem czy noclegiem, dlatego ustawodawca zagwarantował mu prawo do otrzymania rekompensaty pieniężnej. Wielkość tej ostatniej zależy od kilku czynników, w tym od czasu trwania podróży oraz kategorii poniesionych wydatków. W przypadku kosztów wyżywienia taka rekompensata nazywana jest dietą.
Dieta za czas podróży służbowej to kwota wypłacana pracownikowi na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Jej wysokość dla sfery budżetowej określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, natomiast w pozostałych zakładach pracy wielkość świadczenia określają ich wewnętrzne przepisy. Co ważne, zakład może wskazać kwotę równą lub wyższą od tej, którą określa rozporządzenie. Jeśli nie wskazał konkretnej kwoty, przyjmuje się sumę określoną w rozporządzeniu.
Zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS za krajową podróż służbową przysługuje dieta w wysokości 30 zł. Pełna kwota świadczenia jest jednak przyznawana pod warunkiem, że podróż potrwa co najmniej 12 godzin. Jeśli jej czas jest krótszy i zawiera się w przedziale od 8 do 12 godzin, pracownik otrzymuje 50 proc. diety. W przypadku, gdy czas podróży nie przekracza 8 godzin, w ogóle nie otrzymuje on dodatkowych środków na wyżywienie.
Jeśli krajowa podróż służbowa trwa dłużej niż jeden dzień, za każdą dobę naliczana jest pełna wysokość diety, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę – dieta w wysokości 50 lub 100 procent (gdy czas wykonywania zadań przekracza 8 godzin).
Należy podkreślić, że powyższe zasady nie zawsze znajdują zastosowanie. Jeśli pracodawca zapewni pracownikowi całodzienne bezpłatne wyżywienie, nie musi już wypłacać mu dodatkowo diety.
Gdy zakwaterowanie w hotelu przewiduje program wyżywienia, dieta jest odpowiednio zmniejszana. W takim wypadku wysokość świadczenia ustala się przy założeniu, że obiad stanowi 50 proc. diety, natomiast kolacja i śniadanie po 25 proc. diety. Jeśli pracownik bezpłatnie otrzymuje w hotelu całodzienne wyżywienie, dieta mu nie przysługuje.
W przypadku podróży zagranicznej wysokość diety zależy od docelowego państwa podróży. To, ile ona wynosi dla poszczególnych krajów wskazano w załączniku do rozporządzenia MRPiPS. Jeśli podróż obejmuje kilka krajów, pracodawca może określić więcej niż jedno państwo docelowe.
Jeśli podróż zagraniczna trwa do 8 godzin, pracownikowi należy się 1/3 diety. W przypadku pobytu o długości od 8 do 12 godzin przysługuje mu połowa diety, natomiast powyżej 12 godzin – pełna wysokość diety.
Dieta za czas podróży zagranicznej, podobnie jak w przypadku podróży realizowanej w kraju, może zostać odpowiednio zmniejszona. Będzie tak w sytuacji, gdy pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie (wówczas dostaje 25 proc. diety) lub, gdy uzyskał od pracodawcy należność na wyżywienie. W tym drugim wypadku nie otrzymuje on diety w ogóle lub otrzymuje wyrównanie do wysokości należnej wysokości diety.
Kwota diety ulega zmniejszeniu również wtedy, gdy bezpłatne wyżywienie jest zapewnione w ramach usługi hotelarskiej. W tym wypadku przyjmuje się, że obiad i kolacja stanowią po 30 proc. diety, natomiast śniadanie 15 proc. diety. Jeśli zatem pracownik zatrzymał się w hotelu, gdzie w cenę pobytu wliczone jest śniadanie i kolacja, otrzyma 55 proc. przysługującej mu diety.
