Jakie koszty pracy zdalnej może ponieść pracodawca?

W wyniku pandemii bardzo popularna stała się praca zdalna. Jakie koszty pracy zdalnej może ponieść pracodawca?

Praca zdalna w świetle przepisów prawa

Zgodnie z tarczą antykryzysową i innymi ustawami o COVID-19 pracodawca może zlecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej przez określony czas. Pracownik może zasugerować pracodawcy (ustnie lub pisemnie), że chciałby pracować w trybie home office, lecz ostateczna decyzja należy do pracodawcy. Może on nakazać pracownikowi wykonywanie pracy w trybie zdalnym. Zgodnie z ustawami o COVID-19 czas wykonywania pracy zdalnej wynosi 180 dni. Pracodawca może ten termin wydłużyć na czas nieograniczony.

Jakie są obowiązki pracodawcy w czasie pracy zdalnej?

Pracodawca może zlecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej tylko w sytuacji, gdy tryb pracy na to pozwala. Pracownik, aby świadczyć pracę zadaną, musi mieć do tego odpowiednie warunki techniczne, czyli m.in. sprzęt oraz oprogramowanie. Niezbędne narzędzia i materiały musi zapewnić pracodawca. Musi on również zapewnić obsługę logistyczną pracy zdalnej.

Pracownik może wykorzystywać do pracy zdalnej własne narzędzia, lecz wszelkie poufne dane muszą być wtedy chronione. Tak, aby ujawnienie ich na zewnątrz firmy nie miało miejsca. 

Zwrot poniesionych kosztów dla pracownika

Ustawodawca nie sprecyzował, w jaki sposób pracodawca ma zwrócić pracownikowi koszty, które zostały poniesione w czasie pracy zdalnej. Znalazł się tylko zapis, że ma obowiązek zapewnić pracownikowi niezbędne narzędzia i materiały do pracy zdalnej.

Jeśli podczas pracy zdalnej ze strony pracownika wystąpiły koszty, to pracodawca na podstawie odrębnego aneksu ma obowiązek je pokryć. Do obliczenia wysokości kosztów ponoszonych przez pracownika mogą być pomocne przepisy kodeksu pracy regulujące telepracę. Jednak są to dwa różne świadczenia pracy, których nie można ze sobą utożsamiać.

Zgodnie z Kodeksem Pracy art. 67¹¹ ustawy z dnia 26.06.1974 r. pracodawca, który organizuje telepracę, ma obowiązek dostarczyć pracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy. Pracodawca powinien również pokryć koszty związane z ubezpieczeniem, instalacją i konserwacją tego sprzętu. Musi również zapewnić szkolenia i pomoc techniczną w zakresie obsługi sprzętu.

Wyjątek stanowi sytuacja, w której pracownik i pracodawca zdecydują inaczej. Zostanie to sformułowane w odrębnej umowie. 

Jeśli pracownik i pracodawca zawrą umowę, w której zostanie określony zakres ubezpieczenia wykorzystywanego sprzętu niezbędnego do świadczenia pracy, w takiej sytuacji należy się pracownikowi świadczenie pieniężne w wysokości określonej w umowie, aneksie do umowy lub w regulaminie pracy.  

Wysokość ekwiwalentu powinna być ustalona na podstawie:

• liczby materiału, który został wykorzystany i jego ceny rynkowej;
• norm zużycia się sprzętu;
• udokumentowanie rynkowych cen sprzętu używanego do pracy.

Pracownik może ponosić również koszty związane ze zużyciem mediów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Maksymalna wysokość kosztów powinna być określona w umowie lub regulaminie.

Jakie są koszty pracy zdalnej dla pracodawcy?

Ekwiwalent za świadczenie pracy zdalnej jest kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy. Zakup niezbędnych narzędzi do pracy zdalnej m.in. laptopa, drukarki będzie również kosztem dla pracodawcy.

Fot. janeb13/pixabay.com