Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentów związanych z pracownikiem. Jakim podlega w tym zakresie przepisom? Jak długo i w jaki sposób musi przechowywać dokumentację osobową i płacową?
Na dokumentację związaną z pracownikiem składa się dokumentacja płacowa, która dotyczy wypłaconego mu wynagrodzenia, a także dokumentacja osobowa. Tę ostatnią stanowią nie tylko akta osobowe, ale również kartoteki, ewidencje oraz wykazy, których gromadzenie jest wymagane przez prawo. Przepisy Kodeksu pracy narzucają na pracodawcę obowiązek prowadzenia wspomnianej dokumentacji, jak również jej przechowywania w warunkach zapewniających ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. W ten sposób ustawodawca chce przede wszystkim ułatwić odpowiednim organom sprawowanie funkcji kontrolnych i nadzorczych nad pracodawcą.
Jeszcze do niedawna dokumentacja każdego pracownika musiała być przechowywana aż przez 50 lat. W przypadku akt osobowych 50-letni termin był liczony od dnia zakończenia stosunku pracy, a w przypadku dokumentacji płacowej – od momentu jej wytworzenia.
Od początku 2019 roku obowiązują jednak mniej restrykcyjne przepisy i dokumenty osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku, muszą być przechowywane przez 10 lat. Ten skrócony okres można zastosować również dla dokumentów pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku. Wymagany czas przechowywania dokumentacji pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy przed 1 stycznia 1999 roku, wciąż co do zasady wynosi 50 lat.
Regulacjom podlega również sam sposób prowadzenia i przechowywania dokumentów pracowniczych. Główna dokumentacja, czyli akta osobowe, powinny być gromadzone w postaci teczki personalnej składającej się z trzech części. W części A muszą znaleźć się dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie, w B dokumentacja związana z rozpoczęciem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia, natomiast w C dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy.
Przepisy stanowią, że po upływie wymaganego okresu przechowywania pracownik może odebrać od pracodawcy swoje dokumenty pracownicze. Ma na to, co do zasady miesiąc, ponieważ przez taki okres dokumenty nie mogą zostać zniszczone. Po upływie tego czasu pracodawca musi w ciągu 12 miesięcy zniszczyć dokumentację w sposób, który uniemożliwi odtworzenie jej treści. Na wywiązanie się z tego obowiązku ustawodawca pozostawił mu dość dużo czasu, dzięki czemu może on łatwo zaplanować i przeprowadzić cały proces.
Zanim dokumentacja pracownicza zostanie zniszczona lub wydana pracownikowi, przez wiele lat musi być przechowywana w odpowiednich warunkach. Co do zasady przechowuje się ją w archiwum zakładowym, jednak spotykane są w tym zakresie wyjątki.
Należy podkreślić, że upadłość lub zamknięcie przedsiębiorstwa nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej. W takim wypadku musi ona zostać przekazana do podmiotu, który specjalizuje się w przechowywaniu i archiwizowaniu dokumentów. Podmiot ten należy wskazać, zanim firma formalnie przestanie istnieć.
Odpowiednie prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy. Przedsiębiorcy, którzy się z niego nie wywiązują i nie prowadzą dokumentacji lub nie przechowują jej w odpowiednich warunkach, muszą liczyć się z sankcjami karnymi. W takim wypadku, w zależności przede wszystkim od skali zaniechań, może zostać zastosowana kara grzywny w wysokości od 1000 do 30000 zł.
