Artykuł sponsorowany
Faktury ustrukturyzowane to rozwiązanie wprowadzone nowelizacją ustawy o VAT. W myśl definicji ma ona format XML, jest wystawiona za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i ma przydzielony numer identyfikujący w tym systemie. Termin wprowadzenia obowiązku wykorzystania KSeF ustalono już na 1 stycznia 2024 roku. Jakie zmiany czekają w związku z tym przedsiębiorców? Jakie są największe zalety wykorzystania systemu e-faktur w firmie?
Główną motywacją Ministerstwa Finansów do wprowadzenia KSeF było przyspieszenie zwrotu podatku VAT. Zaproponowane zmiany posłużą jednak również uszczelnieniu systemu podatkowego, a także ochronie interesów kontrahentów. Dzięki natychmiastowemu przesyłowi i potwierdzeniom odbioru faktury elektroniczne gwarantują większe bezpieczeństwo, gdyż są dodatkowo poprawiane przez systemy sprawdzania wprowadzonych danych oraz mają zabezpieczenia przed ich modyfikacją.
Elektroniczny format i obieg faktur to duże odciążenie systemu podatkowego, ale również firm i ich kontrahentów. Ich ogromną zaletą jest zniesienie obowiązku archiwizacji papierowych faktur, co ograniczy zużycie papieru oraz potrzebę posiadania odpowiedniej przestrzeni na ich składowanie. Służy to też zwiększeniu bezpieczeństwa – faktury ustrukturyzowane nie zgubią się, a także nie da się ich podrobić czy zmodyfikować już po złożeniu podpisów. Co więcej, elektroniczne przesyłanie przyspiesza obieg dokumentów.
Wdrożenie KSeF umożliwiło skrócenie terminu zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Ustandaryzowany, jednolity format faktur to również szansa na ograniczenie błędów i mniej czasu straconego na ich poprawianie. Nowy system przewiduje automatyzację sprawdzania reguł biznesowych, czuwając nad poprawnością danych wpisywanych na fakturach ustrukturyzowanych. Elektroniczny obieg dokumentów zapewni też opcję bieżącego śledzenia ich statusu, a natychmiastowe dostarczanie wyeliminuje ewentualne wymówki, że dana faktura nie dotarła do kontrahenta.
Przejście na elektroniczne fakturowanie to oczywiście wyzwanie dla przedsiębiorców, szczególnie tych posiadających kilka systemów finansowych i wystawiających duże liczby faktur. Od strony technicznej trzeba więc zdecydować o przejściu na jednolite rozwiązanie albo łączenie istniejących z KSeF przez API. Co ważne, faktury są przesyłane do centralnego systemu dopiero po uwierzytelnieniu podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Dostęp do KSeF daje też możliwość przeglądania, przesyłania i konwersji faktur do formatu PDF.
Nowe rozwiązania w zakresie elektronicznego fakturowania gwarantują przedsiębiorcom większą wygodę oraz bezpieczeństwo finansowe. Jednocześnie ich wprowadzenie wymaga pewnych nakładów, związanych z informatyzacją firmy i ujednoliceniem procedur. Na szczęście rozwiązania takie jak Infinite EDI umożliwiają błyskawiczną integrację firmy z centralnym, rządowym systemem. Jednocześnie możesz mieć pewność, że wszystkie Twoje faktury są zgodne z regulacjami prawnymi i w pełni bezpieczne.
Zdjęcie główne: elements.envato.com / prathanchorruangsak
Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
