Na outsourcing księgowości decyduje się coraz więcej firm z rozmaitych branż. Aby móc ocenić, czy taka usługa będzie dobrym rozwiązaniem, przedsiębiorca musi najpierw przyjrzeć się jej specyfice.
Sam outsourcing to nic innego, jak zlecenie zewnętrznemu podmiotowi wykonania usługi lub produktu, czy też podjęcia innego działania na rzecz firmy. Jest uznawany za koncepcję doskonalącą funkcjonowanie przedsiębiorstwa lub jego określonego działu, która zapewnia szereg wymiernych korzyści. Jak te ostatnie wyglądają w przypadku outsourcingu księgowości? Z jakimi wadami wiąże się taka usługa? Podpowiadamy, co warto wiedzieć, aby dobrze wybrać sposób prowadzenia księgowości i spraw podatkowych.
Jak sugeruje powyższy fragment, outsourcing księgowości polega na powierzeniu obsługi księgowej zewnętrznemu, wyspecjalizowanemu podmiotowi. Ten ostatni może prowadzić księgi firmy, zajmować się rozliczeniami z pracownikami, pomagać w optymalizacji podatkowej, a nawet świadczyć usługi doradztwa finansowego. To, jakie będzie wykonywał zadania, zależy od szczegółów jego oferty oraz zapisów umowy z klientem firmowym.
Firma zajmująca się księgowością zatrudnia wykwalifikowanych księgowych, co daje przedsiębiorcy pewność, że jego sprawami zajmują się kompetentni specjaliści. Dzięki temu, w zależności od skali działalności, przedsiębiorstwo nie musi zatrudniać żadnego księgowego, albo może ograniczyć wielkość zatrudnienia w dziale księgowo-finansowym.
Podstawową zaletą outsourcingu księgowości są oszczędności, które generuje brak prowadzenia księgowości wewnętrznej, czy też ograniczenie jej zakresu. Co ważne, nie wynikają one jedynie z redukcji kosztów personalnych. W tym wypadku poza wynagrodzeniami dla pracowników, przedsiębiorstwo nie musi również ponosić wydatków na przykład na sprzęt komputerowy dla księgowych, a także ich szkolenia, niezbędne oprogramowanie, czy ubezpieczenie ryzyka popełnienia błędu. Ponadto może uniknąć kosztów przechowywania dokumentów księgowych oraz organizowania ich obiegu.
Warto zauważyć, że samo korzystanie z zewnętrznych księgowych generuje jeszcze kilka innych korzyści. Chodzi tu przede wszystkim o ograniczenie ryzyka związanego z ewentualnymi błędami księgowymi, możliwość skupienia się na działalności podstawowej (docenią to zwłaszcza mali przedsiębiorcy), a także brak konieczności poszukiwania pracowników na stanowiska księgowych.
Duże firmy i korporacje korzystają nierzadko z usług gigantów księgowo-finansowych, którzy zatrudniają łącznie setki, a nawet tysiące pracowników. Dzięki temu mają dostęp do specjalistów z bardzo różnych dziedzin, którzy są w stanie zapewnić im wymierne korzyści finansowe również w obszarze podatkowym czy prawnym.
Outsourcing księgowości może, ale nie musi zapewnić firmie wiele korzyści. Ma on również pewne mankamenty, które dają o sobie znać zwłaszcza w przypadku wyboru nierzetelnego biura księgowego. Wówczas istnieje ryzyko, że sprawy firmy będą prowadzone nieprofesjonalnie, albo wręcz niezgodnie z prawem.
W związku z powyższym, decydując się na outsourcing księgowości, zawsze trzeba zachować ostrożność i uważnie zweryfikować usługodawcę. Warto przede wszystkim sprawdzić, czy opłaca on ubezpieczenie OC, a także, czy i na jakiej działa licencji. Dobrym sposobem na sprawdzenie rzetelności biura jest również zapoznanie się z opiniami, jakie wystawili mu jego dotychczasowi klienci.
Trzeba też pamiętać, że zlecenie prowadzenia księgowości zewnętrznej firmie oznacza utratę pełnej kontroli nad pewnymi aspektami księgowo-finansowymi. Poza tym może się to wiązać z nieco utrudnionym dostępem do poszczególnych dokumentów finansowych, które są przechowywane w budynku lub na serwerach usługodawcy.
Outsourcing księgowości warto rozważyć, niezależnie od branży i skali prowadzonej działalności. To szansa na uzyskanie sporych oszczędności, a jednocześnie pozbycie się wielu niedogodności, jakie wiążą się z prowadzeniem wewnętrznej księgowości. Warto przy tym dodać, że w przypadku małych przedsiębiorców, którzy prowadzą księgowość uproszczoną, ceny tego typu usług zaczynają się już od około 100 zł miesięcznie.
