Podpis elektroniczny zrewolucjonizował załatwianie spraw urzędowych, biznesowych, a nawet sądowych. Co konkretnie można dzięki niemu zyskać i jakie są jego rodzaje?
Podpis elektroniczny, zwany również e-podpisem, jest narzędziem służącym do potwierdzania tożsamości w internecie. Dzięki wykorzystaniu odpowiednich środków technicznych, a także ustanowionym przepisom prawnym, może być on równoważny podpisowi złożonemu własnoręcznie. Co ważne, e-podpis jest unikatowy i przypisany do konkretnej osoby, a przy tym bardzo trudny do sfałszowania. Poniżej wyjaśniamy, jakie są jego zalety i jaką może on przyjąć postać.
Przez podpis elektroniczny rozumie się najczęściej bezpieczny podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym. Wyróżnia się też zwykły e-podpis, jednak nie gwarantuje on bezpieczeństwa danych i tym samym ma wąski zakres zastosowań – wykorzystuje się go na przykład w wymianie wiadomości e-mail.
Bezpieczny podpis elektroniczny potwierdza, że dana treść została przesłana drogą internetową przez konkretnego nadawcę, oraz że nie została ona bez jego wiedzy zmieniona. Konstrukcja takiego narzędzia uniemożliwia podszycie się pod osobę posługującą się danym e-podpisem, a jednocześnie pozbawia ją możliwości wyparcia się złożonego podpisu.
Podpis elektroniczny zapewnia integralność transakcji i jest możliwy do zweryfikowania przez osobę niezależną. Co istotne, treść dokumentu podpisanego e-podpisem może być odczytana wyłącznie przez osobę, do której został on zaadresowany. Ponadto, ponieważ zawsze jest do niego dołączona data i czas, nie można ponownie wprowadzić do obiegu dokumentu podpisanego w przeszłości; to użyteczne choćby w przypadku czeków, które dzięki temu mogą zostać zrealizowane tylko raz.
To, jakie zalety wiążą się z użytkowaniem bezpiecznego e-podpisu, sygnalizuje już powyższy fragment. Przede wszystkim daje on możliwość szybkiego i wygodnego załatwiania różnych spraw urzędowych oraz biznesowych. Dzięki niemu, za pomocą dosłownie kilku kliknięć, w dowolnym miejscu i czasie można podpisywać i składać deklaracje podatkowe, JPK oraz inne dokumenty adresowane do ZUS i US.
Z pomocą e-podpisu drogą elektroniczną można założyć firmę lub złożyć sprawozdanie z jej działalności. Pozwala również wystawić fakturę online, zawrzeć umowę czy złożyć ofertę na przetargu. Jego zastosowania nie kończą się jednak na sprawach stricte biznesowych. Dzięki niemu można też zarejestrować się w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna, zawiadomić urząd o podjęciu pracy czy też złożyć pozew w e-sądzie. W tym ostatnim można skorzystać z elektronicznego postępowania upominawczego, które pozwala w przyspieszonym trybie uzyskać zapłatę należności.
Możliwych zastosowań podpisu elektronicznego jest znacznie więcej, jednak przedstawione przykłady wyraźnie pokazują, że jest to rozwiązanie, które wyraźnie ułatwia funkcjonowanie w dzisiejszym świecie.
Dostępne podpisy elektroniczne można podzielić na komercyjne i niekomercyjne. Do tych ostatnich zalicza się przede wszystkim profil zaufany, który jest produktem bezpłatnym, wydawanym na okres 3 lat – po tym czasie można go nieodpłatnie przedłużyć. Pozwala on załatwić wiele spraw, ale wyłącznie o charakterze urzędowym. Przydaje się podczas korzystania z takich platform jak: ePUAP, obywatel.gov.pl, PUE ZUS czy praca.gov.pl.
Kwalifikowany (bezpieczny) podpis elektroniczny, który ma charakter komercyjny, jest przyznawany odpłatnie zwykle na rok lub dwa. Pozwala nie tylko załatwiać sprawy urzędowe, ale również podpisywać inne dokumenty, na przykład umowy z kontrahentami. Dzięki takiemu podpisowi można też zabezpieczyć dokumenty firmowe.
W przeciwieństwie do profilu zaufanego kwalifikowany podpis elektroniczny wiąże się z zawarciem umowy i uzyskaniem specjalnego certyfikatu. W tym wypadku dostawca usługi udostępnia również dodatkowe narzędzia, które umożliwiają posługiwanie się e-podpisem. Zaliczają się do nich: karta kryptograficzna wraz z tokenem lub czytnikiem, a także oprogramowanie, dzięki któremu karta może współpracować z komputerem poprzez token lub czytnik. Proces ubiegania się o podpis kwalifikowany i samo korzystanie z niego są bardziej skomplikowane, niż w przypadku profilu zaufanego, jednak dla części osób, przede wszystkim przedsiębiorców, takie narzędzie jest bardzo użyteczne i tym samym warte zakupu.
