Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany odpowiednio przechowywać i zabezpieczyć dokumentację firmową. Nieszczęśliwe zdarzenie losowe, takie jak pożar, może jednak doprowadzić do zniszczenia części dokumentów. Co trzeba zrobić w takiej sytuacji?
Lista dokumentów firmowych, niezależnie od branży w jakiej działa przedsiębiorca bywa naprawdę długa. Mogą znajdować się na niej księgi podatkowe, takie jak KPiR, ewidencja VAT, sprawozdania finansowe, rejestr opłaty skarbowej czy dokumenty inwentaryzacyjne; jest również dokumentacja potwierdzająca zrealizowaną sprzedaż, czyli faktury oraz rachunki. Zgodnie z przepisami, wszystkie tego typu dokumenty muszą być należycie chronione, zarówno przed niedozwolonymi zmianami, jak i przed zniszczeniem. Jeśli zostaną one utracone, wskutek na przykład pożaru, konieczne może okazać się ich odtworzenie – niewykluczone, że niestety wszystkich.
Szansa na to, że utrata dokumentów nie przysporzy problemów i dodatkowych obowiązków jest niestety niewielka. Można jej upatrywać w przepisach Ordynacji podatkowej, zgodnie z którymi dokumentację księgową należy przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązania, którego ta dokumentacja dotyczy. Okres ten jest różny w zależności od typu dokumentu i rodzaju podatku, jednak najczęściej wynosi 5 lub ewentualnie 7 lat. Oznacza to, że jeśli spłoną starsze dokumenty, szczęśliwie będzie można uniknąć konieczności ich odtwarzania.
W razie utraty dokumentów, które wciąż powinny być przechowywane, w pierwszej kolejności warto powiadomić fiskusa. Nie jest to wprawdzie konieczne, ale brak zgłoszenia może przysporzyć dodatkowych problemów. Jeśli urzędnicy dopiero podczas kontroli dowiedzą się, że dokumenty spłonęły lub uległy zniszczeniu w inny sposób, mogą podejrzewać, że podatnik pozbył się ich celowo, aby zataić nieprawidłowości lub popełnione przestępstwo skarbowe.
W zgłoszeniu do urzędu skarbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
Składając zawiadomienie o utracie dokumentów, przedsiębiorca zyskuje swego rodzaju ochronę w razie ewentualnej kontroli fiskusa. Gdy do tego czasu nie zdoła skompletować utraconej dokumentacji, będzie mógł liczyć na wyrozumiałość urzędników. Jeśli natomiast ze względu na utratę dokumentacji chciałby zyskać więcej czasu na złożenie deklaracji podatkowej, musi złożyć w tym celu osobny wniosek do urzędu. Co ważne, odroczenie terminu złożenia deklaracji automatycznie spowoduje również przesunięcie terminu płatności podatku.
Zawiadomienie urzędu o zniszczeniu lub utracie dokumentów to tak naprawdę dopiero początek formalności. Fiskusowi nie wystarcza sama informacja o zdarzeniu. Wymaga odtworzenia utraconych dokumentów w całości.
Przedsiębiorca musi podjąć wszelkie możliwe kroki, które pozwolą odzyskać utraconą dokumentację, dlatego powinien zgłosić się do kontrahentów z prośbą o wystawienie duplikatów faktur, a także ponownie wystawić własne dowody księgowe. W odtworzeniu dokumentacji pomoże mu historia rachunku bankowego, z którego może wydrukować wykaz operacji, jak również korespondencja mailowa z kontrahentami. Jego położenie będzie mniej problematyczne, jeśli nie utracił programów księgowych i elektronicznych wersji, przynajmniej części dokumentów.
Jak widać, zniszczenie dokumentów oznacza sporo stresu i dodatkowego zaangażowania czasowego, jednak nie musi wiązać się z poważniejszymi konsekwencjami.
