Jeśli prowadzony biznes nie wymaga wynajmowania lokalu, można skorzystać z wirtualnego biura. Na takie rozwiązanie decyduje się coraz więcej freelancerów i przedsiębiorców, zwłaszcza tych pracujących zdalnie.
Określenie „wirtualne” może sugerować, że chodzi o przestrzeń w chmurze, albo wręcz o miejsce, które w rzeczywistości nie istnieje. To jednak tylko pozory – tak zwane wirtualne biura istnieją naprawdę i mają fizyczną postać. Ich pojawienie się to odpowiedź na potrzeby początkujących przedsiębiorców, którzy chcieliby zredukować koszty rozwijania i utrzymania działalności. Od pewnego czasu, między innymi ze względu na rosnącą liczbę biznesów online, cieszą się coraz większą popularnością, ale warto wiedzieć, że w praktyce funkcjonują już od wielu lat. Pytanie zatem, czym właściwie jest wirtualne biuro i kogo konkretnie może zainteresować?
Wirtualne biuro pozwala przede wszystkim pozyskać adres do rejestracji firmy, jak również możliwość obsługi korespondencji. Uściślając, korzystając z usług takiego biura, można zarejestrować działalność pod jego adresem, a także kierować do niego przychodzące listy i przesyłki. Przydaje się zatem, gdy przedsiębiorca nie ma własnej siedziby, jak również w przypadku, gdy z różnych powodów często przebywa poza danym miastem, a nawet krajem.
Warto wspomnieć, że wirtualne biuro najczęściej oferuje opcję wykonywania skanów korespondencji. Oznacza to, że można poprosić jego pracowników o skan otrzymanego listu, a następnie przesłanie go na skrzynkę mailową. Dzięki temu można mieć natychmiastowy wgląd do każdej przesyłki otrzymanej tradycyjną pocztą.
Na wspomnianych korzyściach nie muszą kończyć się zalety wirtualnego biura. Wiele takich miejsc oferuje znacznie więcej, przede wszystkim – przestrzeń biurową, która pozostaje do swobodnej dyspozycji przedsiębiorcy. W takiej przestrzeni można zwykle wynająć nie tylko stoisko do pracy, ale również salę konferencyjną, która pozwala przeprowadzić na przykład negocjacje biznesowe.
Możliwość wykonywania pracy w przestrzeni coworkingowej doceniają zwłaszcza ci, którzy w domu nie mają warunków sprzyjających koncentracji. Chętnie korzystają z niej między innymi graficy komputerowi, projektanci stron, copywriterzy, czy inni specjaliści pracujący zdalnie. Takie miejsce zapewnia im dogodne warunki do pracy twórczej i rozmów z klientami, a także możliwość nawiązywania nowych znajomości.
Niektóre wirtualne biura oferują nawet profesjonalną obsługę spotkań biznesowych. Dzięki nim to recepcjonistka zajmie się powitaniem gości, poda herbatę i przekąski, a w razie potrzeby wydrukuje niezbędne dokumenty.
Przedstawione korzyści przyciągają nie tylko freelancerów, ale coraz częściej również start-upy, sklepy internetowe, a nawet kancelarie prawne i podatkowe. Możliwość obniżenia kosztów funkcjonowania doceniają też początkujące agencje marketingowe, czy też firmy szkoleniowe i rekrutacyjne.
W praktyce wirtualne biuro może sprawdzić się u każdego, kto dopiero uruchamia własny biznes i dąży do zredukowania wydatków, jak również u firm z dłuższym stażem, które potrzebują swojej siedziby, ale jednocześnie nie chcą ponosić kosztów wynajmowania lokalu. Warto dodać, że z takiego rozwiązania coraz częściej korzystają także małe i średnie firmy zagraniczne, które prowadzą interesy w Polsce.
Korzystanie z wirtualnego biura wypada atrakcyjnie pod względem finansowym, zwłaszcza w porównaniu do wynajmowania lokalu biurowego. Ostateczny koszt zależy od lokalizacji biura, a także od zakresu dostępnych w nim usług. Miesięczne koszty wahają się od niespełna 100 do ponad 300 zł, przy czym większość ofert mieści się w dolnej granicy tego przedziału. Mowa tu zatem o całkiem użytecznym, a zarazem niedrogim rozwiązaniu, które może zainteresować niejedną firmę.
