Artykuł sponsorowany
Dokumentacja jest nieodłącznym elementem prowadzenia firmy. Jednak jak i gdzie przechowywać firmowe dokumenty? Jak długo mogą być one przechowywane? Dowiedz się, jak prawidłowo zająć się dokumentacją związaną z Twoim biznesem.
Prawidłowe przechowywanie dokumentacji jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Wymaga tego między innymi Kodeks Pracy. Określa on także zasady związane z przechowywaniem poszczególnych dokumentów. Dowiedz się więc, jak i gdzie przechowywać dokumentację kadrową, dokumenty związane z księgowością oraz pisma związane z ZUS.
Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Oznacza to, że pracodawca obowiązany jest do prawidłowego przechowywania wszystkich dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, a także wszelkich akt osobowych pracowników. Niezwykle ważne jest, aby dokumenty te były przechowywane w odpowiednich warunkach, to znaczy takich, w których nie grozi im uszkodzenie lub zniszczenie. Świetnie sprawdzą się do tego specjalne szafy pancerne, które znajdziesz na stronie https://www.impeximp.pl/szafy-pancerne. Okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat, lub w przypadku osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 – 10 lat.
W przypadku prowadzenia firmy konieczne jest również przechowywanie ksiąg podatkowych i innych dokumentów księgowych. Księgi i dokumenty związane z ich prowadzeniem muszą być przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Do tych dokumentów zalicza się przede wszystkim księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja przychodów.
Warto także pamiętać, że oprócz ksiąg podatkowych i dokumentów związanych z ich prowadzeniem, pracodawca obowiązany jest także do prawidłowego przechowywania innych dokumentów księgowych. Zaliczane są do nich: rejestry VAT, dowody księgowe takie jak np. faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe, ewidencje środków trwałych, ewidencje przebiegu pojazdu (czyli tak zwana kilometrówka), a także dokumenty inwentaryzacyjne.
Kolejnymi ważnymi w firmie dokumentami są te związane z ZUS. Obowiązek przechowywania owych dokumentów oraz zasady związane z ich przechowywaniem reguluje art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Według niego kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Zdj. główne: Viktor Talashuk/unsplash.com
