Niestety nieodłącznym elementem prowadzenia firmy są dłużnicy. Zdarza się, że klient intencjonalnie albo z przyczyn losowych zalega z płatnością za usługi lub produkty.
Z problemem nieuregulowanych przez klientów należności muszą się mierzyć zarówno duże firmy, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze. Na szczęście nie jest tak, że przedsiębiorca ma w tej kwestii związane ręce. Istnieje kilka działań, które może podjąć, by wyegzekwować zaległą płatność, a jednym z nich jest wysłanie oficjalnego pisma.
Najprościej mówiąc, wezwanie do zapłaty to oficjalny dokument wysłany do dłużnika, tradycyjnie listem poleconym lub coraz częściej drogą elektroniczną. Określona jest w nim suma zadłużenia oraz nieprzekraczalny termin jego spłaty. Takie wezwanie jest jednym z etapów polubownego procesu windykacji, czyli tej części odzyskiwania długów, w której sam dłużnik ma jeszcze szansę ich dobrowolnej spłaty. Zgodnie z nowelizacją Kodeksu Postępowania Cywilnego z 2016 roku wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty przez wierzyciela lub właściwą firmę windykacyjną jest obowiązkowe. Dopiero gdy dłużnik zignoruje pismo, można sprawę skierować do sądu.
Wezwanie do spłaty długo to forma upomnienia dłużnika, która może występować w kilku rodzajach. Jednym z podstawowych i najczęściej wykorzystywanych jest monit. To pierwsze upomnienie i prośba o uregulowanie zaległej płatności. Po nim zazwyczaj wysyłane jest zwykłe wezwanie do zapłaty, które oznacza początek procesu windykacyjnego. W takim piśmie pojawia się już ostrzeżenie dotyczące ewentualnych konsekwencji nieuiszczenia długu. Ostatnim etapem procesu jest przedsądowe lub ostateczne wezwanie do zapłaty.
Szczególnym rodzajem wezwania jest upomnienie urzędowe wysyłane w przypadku długów podatkowych. W przypadku gdy wierzyciel uzyskał nakaz zapłaty, dłużnik otrzymuje wezwanie przedegzekucyjne.
W sieci dostępnych jest wiele wzorów wezwania do zapłaty. Wystarczy je pobrać i wypełnić właściwymi danymi. Jednak sporządzenie takiego pisma całkowicie samodzielnie nie jest trudne. Aby było ważne, musi zawierać takie elementy jak:
Konsekwencje wskazane w piśmie muszą być zgodne z obowiązującym prawem. Może to być np. złożenie pozwu do sądu lub wpisanie na listę dłużników.
Brak któregokolwiek z wyżej wymienionych elementów sprawia, że wezwanie do zapłaty jest nieważne, a co za tym idzie, obowiązkowy proces polubownej windykacji nie został zakończony. W tej sytuacji sąd może uznać, że nie podjęliśmy wszystkich działań niezbędnych do wyegzekwowania płatności na wczesnym etapie sprawy.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty można wystosować nawet w pierwszym dniu po upływie oryginalnego terminu płatności wskazanego na fakturze lub umowie. Zwykle im wcześniej wysłane zostanie pismo, tym większe szanse na szybkie i pozytywne zakończenie sprawy bez konieczności kierowania jej na drogę sądową.
Zdj. główne: Green Chameleon/unsplash.com
